Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації

ПОРЯДОК

складання, подання та опрацювання запитів на публічну інформацію,

розпорядником якої є Василівська районна державна адміністрація Запорізької області

І. Загальні положення

1. Порядок складання, подання та опрацювання запитів на публічну інформацію, розпорядником якої є Василівська районна державна адміністрація Запорізької області (далі – Порядок) розроблений відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон), Указу Президента України від 05 травня 2011 року № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації» та постанови Кабінету Міністрів України від 25 травня 2011 року № 583 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Секретаріаті Кабінету Міністрів України, центральних та місцевих органах виконавчої влади».

2. Цей Порядок визначає механізм складання, подання та опрацювання запитів на публічну інформацію, що була отримана або створена в процесі виконання Василівською районною державною адміністрацією Запорізької області (далі – райдержадміністрація) своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні райдержадміністрації та її структурних підрозділів.

3. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі.

4. Суб’єктами відносин у сфері доступу до публічної інформації є: запитувачі інформації – фізичні, юридичні особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень; розпорядник інформації – райдержадміністрація та її структурні підрозділи.

5. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату Василівської районної державної адміністрації Запорізької області (далі – Відділ) – спеціальний структурний підрозділ, який організовує у встановленому порядку доступ запитувачів до інформації, забезпечує попереднє опрацювання, систематизацію, консультації під час оформлення запитів на інформацію, аналіз та контроль відповідно до чинного законодавства.

Запити на публічну інформацію, адресовані до структурних підрозділів  райдержадміністрації, розглядаються уповноваженими відділами згідно з порядками, затвердженими структурними підрозділами.

ІІ. Складання подання та реєстрація запитів на публічну інформацію

1. Запитувач має право звернутися до райдержадміністрації із запитом на публічну інформацію незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

Запити на публічну інформацію обробляються відповідальною особою з питань доступу до публічної інформації в структурному підрозділі.

2. Запит на публічну інформацію може бути подано запитувачем до Відділу особисто в усній, письмовій чи іншій формі, на вибір запитувача в робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45):

на поштову адресу:  м. Запоріжжя, вулиця Незалежної України, 57А  (на конверті вказувати «Публічна інформація»);

на електронну адресу: report@vasrda.gov.ua

3. Запит на публічну інформацію може бути подано безпосередньо до структурних підрозділів райдержадміністрації, які є юридичними особами публічного права, за реквізитами, вказаними на офіційному вебсайті райдержадміністрації.

4. Письмовий запит на публічну інформацію подається в довільній формі.

Запит на інформацію повинен містити:

 1) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності), найменування запитувача, поштову адресу, адресу електронної пошти, номер засобу зв'язку, якщо такий є;

 2) загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

 3) підпис і дату за умови подання письмового запиту.

5. З метою спрощення процедури оформлення запиту запитувач може використати Форму для подання запитів на інформацію, розпорядником якої є райдержадміністрація (далі – Форма запиту), яку можна отримати у Відділі та на офіційному вебсайті райдержадміністрації (додається).

Якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформлює працівник Відділу (відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації) або відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації в структурному підрозділі райдержадміністрації із зазначенням у запиті свого прізвища, імені, контактного телефону та надає копію запиту особі, за дорученням якої його подано.

На вимогу запитувача на першому аркуші копії запиту проставляється відбиток штампа із зазначенням найменування розпорядника інформації, дати надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачу.

6. Запити на публічну інформацію, які надходять до райдержадміністрації, реєструються в «Журналі реєстрації запитів публічної інформації» працівниками Відділу.

7. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, у телефонному режимі приймаються відповідальними працівниками Відділу, які заповнюють Форму запиту і реєструють її.

8. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється Відділом.

9. Відділ після реєстрації та обробки запиту на публічну інформацію в той самий день подає його голові райдержадміністрації (особі, яка виконує його обов’язки), який визначає структурний підрозділ, відповідальний за розгляд запиту на інформацію.

У разі надходження запиту на інформацію після закінчення робочого часу його реєстрація і передання здійснюється наступного робочого дня.

10. Після накладення резолюції керівником райдержадміністрації (особою, яка виконує його обов’язки) запити на публічну інформацію повертаються до Відділу для подальшого передання відповідальним за виконання структурним підрозділам.

11. У разі надходження запиту на публічну інформацію, якою володіють два або більше структурних підрозділів, відповідальним виконавцем такого запиту є посадова особа, яка зазначена у резолюції першою. При цьому підготовка запитуваної інформації структурними підрозділами, які є співвиконавцями, та її надання відповідальному виконавцю здійснюються протягом двох робочих днів з моменту реєстрації запиту.

ІІІ. Розгляд, опрацювання та надання відповідей на запити
 на публічну інформацію

1. Керівники структурних підрозділів райдержадміністрації після одержання запитів на публічну інформацію того самого дня визначають посадових осіб, відповідальних за надання інформації, та забезпечують якість і своєчасність підготовки проєктів відповідей на запити.

Запити на публічну інформацію обробляються відповідальною особою з питань доступу до публічної інформації в структурному підрозділі.

2. Відповідь на запит на публічну інформацію надається у строки, визначені статтею 20 Закону.

3. Лист про розгляд запиту на публічну інформацію візує керівник структурного підрозділу (особа, яка виконує його обов’язки) – відповідальний за виконання, відповідальна особа з питань доступу до публічної інформації в структурному підрозділі, яка є безпосереднім виконавцем та подається на підпис голові райдержадміністрації у 2 примірниках. До проєкту відповіді, у разі необхідності, додаються копії документів (до обох примірників).

Після підписання головою райдержадміністрації відповідь на запит передається до Відділу для реєстрації та направлення запитувачу.

Відправка проводиться згідно з графіком роботи поштового відділення.

4. Запитувач має право вибрати форму надання відповіді - поштою, телефаксом, електронною поштою.

У разі надання відповіді електронною поштою структурний підрозділ райдержадміністрації, відповідальний за розгляд запиту, передає до Відділу електронним носієм або засобами електронного зв’язку публічну інформацію у форматі PDF для подальшого відправлення запитувачу.

5. Робота з документами чи їх копіями, право запитувачів робити виписки з них, фотографувати, копіювати, сканувати їх, записувати на будь-які носії інформації тощо забезпечується у Відділі або у місцях, визначених структурними підрозділами райдержадміністрації.

6. Інформація на запит надається безкоштовно.

У разі якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.

Розмір фактичних витрат на копіювання та друк визначається розпорядженням голови райдержадміністрації, в межах граничних норм, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року № 740.

ІV. Відмова та відстрочка задоволення запиту на публічну інформацію

1. Рішення про відмову в задоволенні запиту на публічну інформацію складається з дотриманням вимог, передбачених частинами першою та четвертою статі 22 Закону.

2. Відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені цим Законом строки у разі настання обставин непереборної сили.

Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

3. Рішення про відстрочку в задоволенні запиту на публічну інформацію складається з дотриманням вимог, встановлених частинами четвертою та сьомою статті 22 Закону.